Los 4 pasos clave en la redacción de las especificaciones logísticas

Si planea subcontratar su logística, deberá completar su llamado a licitación y encontrar el proveedor de servicios que más le convenga.. Este proceso pasa por un paso crucial, que no es otro que la redacción de especificaciones (CDG).
Escribir claramente tus expectativas te permitirá negociar mejor las condiciones de tu contrato de colaboración, comunicar tus requerimientos en términos de calidad y desempeño a tu empleado, definir las responsabilidades de cada uno y así comenzar la colaboración con el pie derecho.
A continuación, se indican algunos pasos que le ayudarán a redactar sus especificaciones logísticas.

Presentación

1. De su empresa

En tanto que cliente (MOA: empresa para la que se implementa un proyecto), es necesario que presente su negocio a su gerente de proyecto (MOE: entidad encargada de llevar a cabo su proyecto). Para hacer esto, deberá responder algunas preguntas.

  • Ejemplos de : ¿Cuál es el tamaño de su empresa? ¿Dónde se basa este último? Cuál es su actividad ? Cual es su cuota de mercado? ¿En qué región, país o ciudad opera? ¿Cuál es su área de influencia? ¿Cómo está organizado el organigrama de su entidad?

2. De su sistema logístico presupuestado actual

Es fundamental que comuniques el estado actual de tu logística así como el lugar que ocupa en su empresa para que su futuro empleado sea capaz de identificar los departamentos que participan en el proyecto.

aquí están algunas ejemplos para incluir en sus especificaciones:

  • Estimación del tamaño de su stock
  • El número de pedidos
  • Su número de palets transportados
  • Número de bultos (peso, dimensiones, etc.)

Descripción del proyecto y sus objetivos

1. Objetivos

Informe a su socio de logística sobre sus objetivos y los problemas relacionados con dicho proyecto. De esta forma podrá valorar su capacidad para cubrir las necesidades de su negocio.

Al ser un experto en logística, eventualmente podrá ayudarlo a establecer metas que sean más reales y alcanzables que las que se propuso.

hombre escribiendo sus objetivos comerciales

2. Descripción del nuevo sistema logístico previsto

Para que la relación de subcontratación sea beneficiosa para todos, deberá definir los servicios y beneficios que desea contratar.

  • Servicios compartidos : compartirás con otras empresas determinadas actividades realizadas por su proveedor de servicios.
    Esta solución se considera más económica porque depende directamente de su volumen de actividad.
  • Servicios exclusivos: el prestador de servicios se encarga de gestionar únicamente los servicios logísticos de su empresa. Si decides optar por esta solución, ten en cuenta que obviamente es más cara que la primera pero te permite contratar un servicio experto que en principio es superior.

Ejemplos de servicios por definir:

  • Recepción e identificación de pedidos
  • Almacenamiento: en paquetes, palets, etc.
  • Gestión de devoluciones
  • Preparación de comandos

3. Planificación

Uno de los pasos más importantes en la redacción de sus especificaciones es a través del establecimiento de un cronograma de ejecución claro, preciso y fechado. El calendario incluye los plazos y etapas que su jefe de proyecto deberá respetar.

Reestructuración del sistema logístico actual

La reestructuración de su sistema logístico permitirá que toda su empresa se adapte más rápidamente.
Los cambios a realizar son los siguientes:

1. Organigrama funcional de la empresa:

Al contratar un proveedor logístico, su organigrama se verá afectado directamente por este cambio. Deberá definir lo siguiente:

  • El número de personas movilizadas
  • Servicios afectados por cambios en las operaciones logísticas
  • Planifique un organigrama acorde con su nuevo sistema logístico.
  • Establecer un plan de reciclaje para el personal afectado por esta reestructuración.

organigrama

2. Reestructuración del modelo de comunicación actual

Dado que algunos departamentos se verán afectados por la colaboración, asegúrese de revisar su proceso de comunicación. Mantenga a ambas partes involucradas y la comunicación interna fluida. Es fundamental llevar a cabo esta reestructuración, en particular para definir un proceso de comunicación a respetar para la resolución de imprevistos.

Cláusulas legales

Este apartado debe incluir a las partes afectadas por estas especificaciones así como todas las cláusulas legales que puedan ser relevantes en caso de litigio como: ejemplo :

  • Cláusula penal en caso de incumplimiento de los plazos arreglado con su gerente de proyecto logístico.
  • Cláusula de penalización en caso de incumplimiento de los plazos de pago.
  • Tribunales competentes en caso de litigio.

Como usted puede ver, tus especificaciones son un documento en el que defines todos los elementos importantes para proceder con la reestructuración de tu logística actual antes de pasar a la subcontratación. Gracias a este documento, tendrás todos los elementos en tus manos para empezar a buscar al proveedor de servicios logísticos o al jefe de proyecto más capacitado para llevar a cabo tu proyecto.

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